5 conseils pour vous aider à gérer vos emails sans stress

Vous croulez sous les emails. Votre boîte de réception déborde : vous ne savez plus quels sont les messages super urgents, urgents, informatifs, promotionnels, inutiles… Bref : il est temps de faire une pause et du tri. Voici quelques conseils pour apprendre à gérer ses mails sans stress…

un homme cache sa tête sous un ordinateur portable

1- Prenez rendez-vous avec votre boîte mail

Commençons par une bonne nouvelle : les emails ne sont pas tous voués à être lus immédiatement. Inutile de garder votre boîte de réception ouverte toute la journée ou de recevoir une notification à l’arrivée de chaque message. Nous consultons en moyenne notre boîte mail toutes les 11 minutes*. Essayez de vous désintoxiquer en fixant 2 à 4 rendez-vous quotidiens avec votre messagerie : en début de journée, en fin de matinée, en début et en milieu d’après-midi par exemple. Ou vous pouvez aussi choisir de consulter vos messages après avoir terminé une tâche. C’est prouvé par une étude canadienne** : en diminuant le nombre d’ouvertures de sa boîte de réception, on réduit son niveau de stress.
Il faut essayer au maximum mais parfois difficile à utiliser comme organisation dépendant des situations car certaines doivent être gérées immédiatement.

2- Faites un grand ménage : plus je supprime de mails, mieux je me sens

Prêt(e) à prendre de bonnes habitudes ? Bravo ! Avant de vous y mettre, commencez par faire un grand tri dans votre boîte mail ! Un exercice anti-stress très efficace. Première étape : débarrassez-vous suite des innombrables messages promotionnels et autres newsletters qui inondent votre boîte quotidiennement. Jetez les mails non lus présents dans votre boite mail depuis plus d’un an (il y a peu de chances qu’ils soient encore d’actualité et importants).

Tous ces messages qui polluent votre boîte de réception (et votre cerveau !) doivent dis-pa-raître.
Le saviez-vous : il existe des logiciels gratuits qui permettent de détecter ces messages non réellement désirés et de se désabonner des nombreuses mailing-lists auxquelles vous avez souscrit parfois sans le vouloir.

3- Gérez vos priorités : organisez votre messagerie et diminuez votre niveau de stress.

Tous les messages ne doivent pas être traités de la même manière et à chacun son niveau d’urgence de priorités. Le message de rappel pour la cagnotte de l’anniversaire de votre copine Jeanne le mois prochain ? Important, mais non urgent. Votre maman qui vous réclame pour la 7ème fois les photos que vous avez prises à Noël dernier ? Urgent et important ! La newsletter présentant la nouvelle collection de chaussures de votre marque préférée ? Ni urgent, ni vital... Comment éviter le stress ? Classez vos messages dès réception. Un email important mais non urgent peut être rangé dans un dossier « à voir en fin de semaine ». Ceux qui nécessitent une réponse immédiate doivent être traités en priorité et rangés dans un dossier (ou supprimés). Cela vous permettra d’alléger votre charge mentale et votre boite de réception.
Connaissez-vous le système des filtres qui permet de ranger vos mails automatiquement dans un dossier dédié ? Vous paramétrez les filtres (en fonction d’un mot clef, ou du nom de l’expéditeur par ex) et ensuite la boite mail fait le boulot de classement à votre place. Pratique !

un homme contrarié devant son écran d'ordinateur

4- N’abusez pas du « Répondre à tous » ou « Reply to all »

Moins on envoie d’emails, moins en reçoit... Au boulot ou côté perso, vous avez peut-être constaté que de nombreux messages ne vous sont pas directement destinés. Vous n’êtes qu’un simple « co-destinataire » qui reçoit un message « pour information ». N’alimentez pas la chaîne des emails inutiles pour éviter de polluer les boîtes de vos contacts, résistez à la tentation de cliquer sur « répondre à tous » dès que vous pouvez vous en passer.

5- Accordez-vous un droit à la déconnexion

Avouez-le : de retour à la maison après une journée de travail l’ordi à portée de main, vous avez tendance à garder un œil sur vos messageries personnelle et professionnelle. Un mauvais réflexe qui vous empêche de décrocher complètement et maintient un niveau d’alerte inutile voire nocif en fin de journée... Pour profiter pleinement de vos soirées, un seul mot d’ordre : dé-con-nec-tez ! Une fois rentré chez vous et plus encore dans les 2 heures qui précèdent l’heure du coucher, interdisez-vous de consulter vos emails.

Si vous avez réussi à lire tout l’article sans avoir pensé ou regardé vos mails, vous êtes sur la voie :)

 

*Etude Future of work
**Etude Université de Colombie britannique